Tutorial Cara Menggunakan Microsoft Teams Calendar untuk Event Bersama

Microsoft Teams menghadirkan berbagai alat (tools) untuk meningkatkan produktivitas dan meningkatkan komunikasi antar karyawan dengan obrolan teks, panggilan suara dan video, fungsi berbagi file, catatan shift online, dan kalender bersama.

Fungsionalitas kalender bersama di Microsoft Teams memungkinkan anggota grup untuk membuat rapat secara langsung dalam aplikasi Teams, menentukan detail, serta menambahkan anggota lain.

Artikel OKEGUYS kali ini akan menjelaskan tentang tutorial cara menggunakan Microsoft Teams Calendar untuk pengguna Windows 10, iOS, dan perangkat Android selain versi web.

Cara Kerja Kalender Microsoft Teams

Microsoft Teams adalah alat kolaborasi yang dirancang untuk organisasi atau grup. Oleh karena itu, disusun dengan fokus pada grup, atau tim.

Kamu sangat mungkin bisa masuk ke grup Microsoft Teams dengan email biasa, tapi biasanya yang lebih sering kamu akan diberi email perusahaan untuk mengakses Teams dan aplikasi maupun layanan Microsoft 365 terkait lainnya.

Aplikasi Microsoft Teams memiliki satu kalender utama yang ditetapkan ke seluruh grup atau organisasi kamu. Anggota grup dapat menambahkan rapat atau acara ke kalender ini yang secara otomatis muncul di kalender untuk anggota lain.

Setiap individu juga dapat ditambahkan ke acara kalender atau rapat jika mereka diminta untuk hadir.

Catatan: Secara teknis, kalender bawaan (atau default) disebut kalender grup, sementara kalender eksternal yang dibagikan dalam Microsoft Teams adalah kalender bersama. Namun, istilah-istilah ini sering kali bercampur, dan perbedaan di antara keduanya menjadi kabur.

Selain itu, Calendars juga dapat dibagikan dalam Microsoft Teams dari Outlook atau layanan penjadwalan lain, misalnya Google Calendar.

Cara Membuat Kalender Event Bersama di Microsoft Teams

Berikut proses untuk membuat acara, yang disebut sebagai rapat di Microsoft Teams, yang dapat dibagikan dengan anggota grup lain dan secara otomatis ditambahkan ke kalender grup.

Catatan: Contoh ini menggunakan aplikasi Microsoft Teams Windows 10, tetapi instruksi dan menu yang digunakan ini identik di semua versi lainnya.

1. Buka aplikasi Microsoft Teams.

2. Pilih Calendar.

3. Klik New Meeting.

4. Pilih zona waktu yang sesuai dari menu drop-down di bagian atas layar.

Tips: Kamu tidak perlu khawatir tentang zona waktu anggota tim kamu karena waktu rapat kamu akan disesuaikan secara otomatis untuk mereka.

5. Ketikkan nama untuk pertemuan kamu di kolom ‘Add title field’.

6. Dalam bidang ‘Add required attendees’, ketik nama orang yang ingin diberi tahu tentang acara tersebut. Setelah kamu mulai mengetik, nama secara otomatis akan muncul untuk kemudian kamu pilih.

Jika kamu ingin berbagi acara kalender ini dengan beberapa orang yang tidak berada dalam grup Microsoft Teams, atau bahkan tidak menggunakan Microsoft Teams, kamu dapat melakukannya dengan memasukkan alamat email lengkap mereka dan bukan nama mereka.

Catatan: Klik ‘Optional’ untuk menambahkan anggota grup yang ingin kamu ketahui tentang rapat atau acara tersebut, tetapi tidak harus hadir.

Setelah pertemuan dibuat, semua pihak yang diundang akan dikirimi undangan ke alamat email mereka masing-masing.

7. Selanjutnya, tentukan waktu mulai dan berakhir untuk rapat kamu.

8. Klik ‘Does not repeat’ untuk membuka menu dan menjadikan rapat sebagai acara rutin jika perlu berulang. Misalnya, kamumungkin ingin mengadakan pertemuan yang sama setiap hari kerja, mingguan, atau sebulan sekali.

9. Klik ‘Add channel’ jika rapat kamu itu dikhususkan untuk kategori tertentu dalam penyiapan Microsoft Teams perusahaan kamu. Misalnya, kamu mungkin ingin menempatkannya dalam saluran Managers sehingga hanya anggota tim dengan saluran itu yang tahu bahwa rapat sedang berlangsung.

10. Berikutnya adalah bagian ‘Add location’. Terlepas dari namanya, ini sebenarnya bukan untuk menentukan lokasi fisik. Sebaliknya, ini untuk memilih sistem ‘Room’ acara tersebut.

11. Di bidang besar di bagian bawah layar, ketik detail untuk bidang rapat, masukkan deskripsi rapat kamu, agenda rapat, atau pesan kepada para peserta.

12. Terakhir, klik ‘Send;. Ini akan menambahkan acara ke kalender Microsoft Teams dan akan mengundang mereka yang telah kamu tambahkan. Setelah mereka RSVP, acara tersebut juga akan otomatis ditambahkan ke kalender mereka.

Catatan: Jika kamu belum menambahkan siapa pun ke acara, kamu akan melihat tombol ‘Save’. Ini hanya akan menyimpan acara ke kalender Microsoft Teams pribadi kamu.

Nah, itulah tadi penjelasan tentang tutorial cara membuat kalendar acara menggunakan Microsoft Teams Calendar untuk pengguna Windows 10, iOS, dan perangkat Android selain versi web. Semoga bermanfaat ya, Goodguys!